Как все успевать

На самом деле заголовок должен звучать "как находясь в режиме multitasking - хотя бы успевать делать 17 из 20 пунктов плана в день, при этом сохранить свои нервы и уходить в 19:00
Human multitasking is an apparent human ability to perform more than one task, or activity, over a short period (1 hour). An example of multitasking is taking phone calls while typing an email and reading a book. Multitasking can result in time wasted due to human context switching and apparently causing more errors due to insufficient attention. Studies have shown that it is impossible to focus on more than one task at a time. However, if one is proficient at one of the tasks at hand, then it is possible to do these tasks.
From Wikipedia, the free encyclopedia
Все прекрасно знают, что английский у меня на уровне "лет ми спик фром май харт", однако даже этот факт позволил мне понять некоторые вещи, сделать определенные выводы и выработать алгоритм действий, позволяющий стараться все успевать.

Однако пришел я к этому естественно спустя время...

Началось все с того, что выстраивая отдел клиентского сервиса в Rush Agency я замещал должность аккаунт-менеджера и вел порядка 30 проектов, пропуская через свою шкуру все радости этого направления, вместе с другими обязанностями на протяжении полутора лет.
Лайфхаки:
Отправляя пиьсмо с задачей поставьте себя в скрытую копию
Перестаньте использовать 10-ки мессенжеров - просто звоните и всегда отвечайте на звонок. Всегда! Как бы вы его ни ненавидели!
Когда прилетела задача и под рукой только телефон - поставьте заметку в календарь на 14-00, не в 10-00, нет не в обед и не надо пытаться наугад предположить когда ты там свободен. Все ставки на 14 черное или красное кому как фишка ляжет. А потом уже при планировании дня ты разложишь все по полкам.
До обеда не берись за прилетающие задачи, просто сохрани их, а в идеале отгороди себя от общения с коллегами хотябы на 2-3 дня в неделю по утрам и выполни задачи, относящиеся исключительно к твоим прямым обязанностям
При назначении встреч, собеседований, планерок, семинаров - всегда обозначайте агенду мероприятия и трезво обозначайте основное время и время вопросов, пользуйтесь для этого таймерами обратного отсчета на телефонах
Лайфхак про Apple Watch. Тут уже холиварщики и макохейтеры натачивают свои ножи, однако я

Использование CRM не должно усложнять. Это место коммуникации 2х и более лиц, по предварительному сговору.
Затраты времени на содержание системы управления временем существенно превышает экономию времени, полученную от ее применения
PS я не исключаю, что я просто тупой и так не смог приручить Excel, Битрикс24, Trello, Напоминания, Basecamp и N iOS Apps, но я не пошел по пути сделаю попроще, наоборот я тестил каждый из этих продуктов, но в результате нескольких месяцев признавал их не удобными для организации моей собственной деятельности. Естественно в работе Rush Agency я применяю и просто обожаю Excel Google Drive, basecamp при ведении коммуникации с клиентами и как систему обучения новых сотрудников, а Trello просто бесплатная и вкусная конфета для малых локальных проектов, Битрикс24 тоже хорош, но повторюсь - для командной работы. Мой выбор - чем проще и оперативнее - тем лучше;

Как я и начал с английского, им и закончу - "сипли клезер"
Обстоятельства формируют человека!
Я всегда повторяю эту фразу и ко мне она относится на 100%. Когда ты например студент, то хочется потусить, носить модные одежды и пугать окружающих на дороге своими дрифтами... если ты в армии то тебе "хочется" быть дисциплинированным... когда ты работаешь "женщиной следящей за эскалаторами" – вечно борешься со сном. И в моем случае ничего нового не произошло.

При интенсивном росте компании мне регулярно приходилось добавлять в CRM новые проекты и стараться структурировать процесс отчетности и работы в целом (я не беру производственную/техническую часть, за которую успешно и по сей день отвечает Евгений Шестаков). И тут мне пришлось стать пунктуальным, помнить и успевать все и сразу.

Естественно ничего не получалось, 3 года былой военной службы кончено помогали, однако успех достигался лишь постоянным перегревом, что не есть положительный результат в целом. Не буду подробно рассказывать как тяжело блаблабла про успехи блаблабла – никому не интересно, я пожалуй расскажу про главные ошибки и пути их решения.
Пройди уровень...
1
Рядовой Писулькин
Ты уже вкурил какие задачи тебе стоит исполнять и даже знаешь как, но постоянно забываешь когда, при этом судорожно рисуешь каракули-напоминалки на разноцветных бумажках Note и обклеиваешь ими свой ноут, доску, стены etc.
2
Лейтенант Структурность
Поздравляю, ты научился пользоваться календарем и gmail'ом. Теперь все там, четко на 10-00 понедельника у тебя стоит 27 задач, которые ты накидал в спешке с пятницы по утренний душ в понедельник, когда тебе пришла гениальная мыслишка. Но о них уже не забыть и в худшем случае ты просто перетаскиваешь их на следующий день.
3
Капитан Продуктивнсть
Ты ставишь исполнителей и начинаешь заметку с глагола. Четко определяешь диапазон времени от 15 минут до 2 часов на задачу, а также добавляешь рационально в режим своего рабочего дня не перекрывая например встречи или обед
Первая и самая страшная ошибка:
заметки на бумажных носителях
НИКОГДА, СЛЫШИТЕ? НИКОГДА! НИЧЕГО НЕ ПИШИТЕ НА БУМАГЕ. 21 ВЕК - КРУПНЫЕ ГОСУДАРСТВЕННЫЕ СТРУКТУРЫ ПЕРЕХОДЯТ НА ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ, А ТЫ ВЫВОДИШЬ СВОИ КАРАКУЛИ В ДОРОГУЩЕМ БЛОКНОТЕ КУПЛЕННОМ В РЕСПУБЛИКЕ, ДА И ЕЩЕ ТАК РОООВНЕНЬКО - ЯКОБЫ ЭТО ТЕБЕ ПОМОЖЕТ НЕ ПРОСРАТЬ ДЕДЛАЙН ИЛИ ВАЖНЫЙ ЗВОНОК!!!111